Relatórios do HubSpot para Medir a Atividade Comercial

Frequentemente tendemos a falar do HubSpot como uma plataforma de marketing automation mas a verdade é que esta ferramenta permite, não só, centralizar as atividades de marketing como também de vendas das empresas.

E, também como no marketing, o HubSpot disponibiliza um conjunto significativo de relatórios que permitem acompanhar de perto várias métricas da atividade comercial.

Os relatórios de sales do HubSpot usam dados do CRM para fornecerem insights relevantes sobre a eficiência dos esforços comerciais, e tudo de forma simples, customizável e praticamente automática, sem necessidade de recorrer a ficheiros de Excel ou outras ferramentas manuais.

Então, quais são os relatórios que pode criar na sua conta de HubSpot? A resposta é: dezenas! Por isso, vamos partilhar consigo os principais tipos de relatórios de vendas e aqueles que consideramos um “must have”.

1 - Relatórios de Previsão de Negócio (Deal Forecast) e Pipelines

Estes relatórios ilustram a quantidade de receita que está “em cima da mesa”, ou seja, a receita que é previsível arrecadar com o fecho das negociações em curso. Especificamente, é possível ver a quantidade de receita distribuída por cada estágio da fase de negociação.

Além disso, o HubSpot não exibe apenas dados atuais mas permite fazer previsões e antecipar possibilidades com base em tendências existentes. Alguns exemplos de relatórios de forecasts e pipelines podem ser:

• Alterações ao histórico dos deals (das oportunidades/negociações em aberto): este relatório exibe alterações ao estado das negociações, os valores em causa e as datas de fecho;

• Pipeline de vendas em cascata: demonstra o valor inicial da proposta, o valor final e as alterações registadas no processo de negociação;

• Forecast manual: neste relatório é possível visualizar a receita prevista por cada comercial com base na ferramenta de forecast;

• Forecast ponderado: o HubSpot pega no valor da proposta de cada deal e multiplica-o pela probabilidade associada ao estágio no qual esse deal se encontra, podendo ser feito por equipa ou por cada comercial individualmente.

2 - Relatórios de Funil

Existem inúmeros relatórios de funil disponíveis no HubSpot que lhe permitem compreender melhor o progresso das atividades da sua equipa de vendas. Os dois principais são:

• Funil dos lifecycle stages (como é que os contactos/leads estão a avançar no funil de compra);

• Funil dos deal stages (como é que as negociações estão a progredir pelos diferentes estágios).

Nos relatórios de funil é possível analisar a percentagem de contactos que avançou para a fase seguinte e ainda a taxa de conversão cumulativa, ou seja, a percentagem de contactos que avançaram desde a primeira fase.

Desta forma, é possível identificar padrões e eventuais etapas mais críticas nas quais os contactos não estejam a avançar, permitindo pensar em alguma adaptação necessária à atividade comercial nessa fase.

3 - Relatórios de Produtividade e Performance Comercial

Tenha as informações de que necessita para direcionar melhor a sua equipa comercial, otimizar processos e obter melhores resultados. O HubSpot disponibiliza uma grande diversidade de relatórios de acompanhamento de chamadas, emails trocados, reuniões ou tarefas realizadas pelos comerciais.

Alguns exemplos de relatórios são:

• Relatórios de atividades completadas como chamadas, reuniões, tarefas, email e notas;

• Relatórios de interações via chat por comercial ou por equipa (no livechat ou no Facebook Messenger);

• Deals criados por cada comercial ou por equipa;

• Tempo de resposta de cada comercial a partir do momento em que uma lead lhe é atribuída e até ao momento em que o contacto é iniciado.

• Tempo médio dos deals em cada estágio por comercial ou por equipa.

4 - Relatórios de Resultados de Vendas

Quando um negócio é fechado com sucesso ou, pelo contrário, é perdido, também existem alguns indicadores que é importante analisar. E, mais uma vez, o HubSpot coloca ao dispor da sua empresa alguns relatórios valiosos, tais como:

• Razões de perda: este relatório sintetiza o número de deals (negociações) que foram perdidos e agrupa-os por razão de perda, exibindo o estágio no qual foram perdidos e o respetivo valor;

• Receita proveniente do negócio por fonte: permite-nos ter visibilidade em relação ao source original do contacto/empresa associada aos deals ganhos;

• Velocidade dos deals: mostra o número médio de dias necessários para fechar uma negociação, por comercial ou por equipa;

• Deals ganhos e perdidos: esta relatório exibe o número de negociações que foram ganhas e as que foram perdidas por comercial ou por equipa.

Paralelamente, também é possível comparar a receita real gerada pelas negociações ganhas com a receita estimada (com base em objetivos definidos para a equipa ou para cada comercial).

Tudo o que pode ser medido por ser melhorado. É com esta premissa que a HubSpot disponibiliza todos estes (e muitos outros) relatórios de vendas: para que os profissionais tenham ao seu dispor informações valiosas que lhes permitam aumentar a eficácia das suas atividades comerciais e, consequentemente, potenciar o seu negócio.

Ficou com alguma questão adicional em relação à criação de relatórios de vendas no HubSpot? Não hesite em contactar-nos.