Fazer preparativos para um evento pode ser uma experiência stressante. Desde a parte financeira à logística, os eventos podem dar algumas dores de cabeça e necessitar foco, trabalho e compromisso.
Mas podem apresentar bastantes benefícios para si e o seu negócio. Se nunca fez um evento anteriormente, a preparação da cabine/sítio e da sua equipa de vendas pode parecer muito difícil. Por isso, neste artigo da YouLead, apresentamos cinco 5 dicas simples, para tornar todo este processo mais fácil.
Orçamentar um evento pode ser muito mais exigente do que aquilo que a maioria dos administradores pensam. Preparar um orçamento, detalhado por itens, é a diferença entre um evento que corre bem de outro que pode correr espetacularmente mal. Assim como na gestão do tempo, parta do princípio que irá gastar o triplo do custo do espaço de exibição. Seja flexível de forma a evitar problemas de orçamento no evento, e prepare um orçamento detalhado, por itens, para que saiba onde e como é que o dinheiro está a ser usado. Orçamentar itens individualmente não é nenhum exagero: este tipo de detalhe é uma boa maneira de se preparar corretamente para o evento antes sequer dele começar.
Eventos e conferências atraem uma grande variedade de pessoas, mesmo que o tipo de evento seja específico e só para uma certa indústria. Num evento, irá provavelmente encontrar fornecedores, executivos, marketers, gestores de conta, freelancers e outros. É justamente por haver uma tal variedade de pessoas nos eventos, que é importante definir o seu público-alvo (ou as suas personas) antes do evento, para que nessa altura saiba identificar bons contactos para a sua empresa. Ao desenvolver a sua persona e saber quem é o seu público-alvo, a sua equipa comercial de vendas pode facilmente reconhecer e interagir com aqueles contactos que estarão mais propensos para serem leads de qualidade, e não perder tempo com aqueles que não são adequados para o seu negócio.
Dependendo do tipo de evento, podem haver dezenas ou centenas de empresas a competir por atenção. Por isso mesmo, é importante escolher um espaço adequado para a sua marca, para a maneira como se quer apresentar ao potenciais clientes no evento. Estar bem posicionado e ao mesmo tempo congruente com a sua marca dar-lhe-á uma vantagem importante, porque permite destacar-se dos outros. Para se posicionar corretamente, pense nisto:
Montar tudo o que é necessário (a nível estratégico e físico) para um evento, não é tão simples quanto colocar umas fichas triplas aqui e ali. Pondere as questões logísticas antecipadamente para evitar problemas que possam ocorrer no dia do evento. Qual a distância do seu espaço para uma fonte de alimentação/luz? Como é a iluminação no seu espaço? Quanto tempo precisa até ter tudo montado? Estas questões podem parecer simples, mas as respostas poderão tornar o seu evento num sucesso ou um fracasso.
Ao longo das próximas semanas e meses, à medida que a sua equipa comercial acompanha as leads que conseguiu no evento, será capaz de determinar se o evento foi um sucesso ou um fracasso. À medida que for a mais eventos, as dicas e táticas neste artigo irão começar a enraizar-se de forma natural na sua estratégia, para que comece a ter cada vez mais eventos bem sucedidos.
Uma nota final: seja realístico(a) na qualidade de leads que estiver a gerar. Quando tem centenas de leads no decurso dum evento, é tentador pensar que o evento está a ter muito sucesso, quando a realidade pode ser bem diferente. Muitas das leads que gerar num evento podem também ter falado com três, cinco, dez ou mais empresas na sua indústria, portanto é importante ser realístico sobre o valor que elas podem ter. Use o evento como uma oportunidade para gerar leads, mas não pense que pode relaxar os seus esforços comerciais e de vendas só porque conseguiu algumas dezenas ou centenas de números de telefone e cartões de contacto. Quando for a muitos eventos vai ter um "feeling" para conseguir perceber a qualidade das leads que lhe entrarem pela "porta", mas por agora, foque-se na geração de leads e como as pode acompanhar para tornar esses visitantes em clientes.
Desejo-lhe bom trabalho e sucesso para os seus eventos.